Projektleitung und Beschaffungsunterstützung
für kantonale IT-Vorhaben.
01 · Ausgangslage
Die kantonale Verwaltung vergibt IT-Vorhaben über förmliche Beschaffungsverfahren. Fachlicher Bedarf und ausschreibungsfähiges Dokument sind zwei verschiedene Texte. Der eine beschreibt, was jemand braucht. Der andere muss so geschrieben sein, dass ein Anbieter dagegen kalkulieren kann. Die Übersetzung dazwischen ist die eigentliche Arbeit.
02 · Herausforderung
Ein Vergabeverfahren ist rechtlich gebunden und öffentlich überprüfbar. Anforderungen müssen anbieterneutral bleiben und trotzdem den tatsächlichen Bedarf treffen; Bewertungen müssen auch Monate später gegenüber einer unterlegenen Anbieterin begründbar sein. Und der Zeitplan ist selten verhandelbar, weil Budgetprozesse und politische Termine daran hängen. Hinzu kommt: Was im Pflichtenheft fehlt, fehlt anschliessend im Vertrag — und danach im System.
03 · Umsetzung
Projektleitung nach HERMES 5 in den Rollen, Phasen und Ergebnissen, die der Kanton kennt und prüft — je nach Vorhaben: Anforderungen mit den Fachbereichen erheben, schärfen und abnehmen lassen; Ausschreibungsunterlagen mit Pflichtenheft, Eignungs- und Zuschlagskriterien und Bewertungsraster erstellen; Anbieterfragen beantworten, Offerten nachvollziehbar bewerten; den Vergabeentscheid vorbereiten und im Steuerungsgremium vertreten — und anschliessend das Vorhaben führen.
04 · Stand
Das Mandat läuft seit Juli 2025 — über mehrere Vorhaben.
Methodische Grundlagen
Erkenntnisse
Ein Pflichtenheft ist ein Vergleichsinstrument. Je genauer es beschreibt, was gebraucht wird, desto besser lassen sich die Angebote gegeneinander abwägen — und desto seltener steht am Ende die Frage im Raum, ob überhaupt dasselbe angeboten wurde.
Vor der Ausschreibung entscheidet sich mehr als danach. Was im Pflichtenheft steht, ist verhandelt. Was fehlt, wird nach dem Zuschlag zur Änderung — mit allem, was das im öffentlichen Beschaffungsrecht bedeutet. Deshalb liegt der Schwerpunkt dieses Mandats in der Vorbereitung: Bedarf klären, bevor er ausgeschrieben wird.
Steht bei Ihnen eine Beschaffung an?
Eine halbe Stunde genügt für eine erste Einschätzung: welches Verfahren passt, wo die Risiken liegen und wie viel Vorlauf realistisch ist.
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